Waar vestig je de maatschappelijke zetel van je onderneming?

Wat is het verschil tussen een maatschappelijke en de werkelijke zetel?

Het adres van je  maatschappelijke zetel mag gerust verschillen van je werkelijke of uitbatingszetel, dit is de plaats van waaruit je je activiteiten effectief uitvoert. Zo kan je ook meerdere uitbatingszetels hebben. Hun adressen moet je telkens registreren in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Wat met de maatschappelijke naam?

De maatschappelijke naam is de naam waaronder je zaak in de KBO werd ingeschreven. In een eenmanszaak is dat je voor- en familienaam, in een vennootschap de unieke naam van je onderneming die in de statuten staat en in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd werd. De commerciële of handelsnaam is de naam waaronder je onderneming zaken doet en bekend staat bij het publiek. Die kan je relatief makkelijk en gratis laten wijzigen via een ondernemingsloket. Geen nood dus als je handelsnaam bij de start nog niet 100 procent commercieel op punt staat.

Plaats van vestiging heeft juridische gevolgen

Je werkt thuis

Een logische keuze: je bent hier vaak aanwezig en het houdt de briefwisseling gemakkelijk. Toch schuilt hier een addertje onder het gras. Een deurwaarder mag er van uitgaan dat de hele inboedel op de zetel van een vennootschap ook eigendom is van de vennootschap. Kom je in financiële problemen, dan kunnen schuldeisers dus beslag leggen op je privé-eigendom. Bewaar daarom altijd goed je aankoopfacturen, zodat je dit met de nodige bewijzen zou kunnen aanvechten.

Huur je je woning? Dan is de kans eerder klein dat je daar een vennootschap mag vestigen. De meeste huurcontracten verbieden namelijk handelsdoeleinden, want die zijn fiscaal nadelig voor de verhuurder. Immers: terwijl jij je huurkosten als zelfstandige kan inbrengen, wordt je verhuurder op de werkelijke huurinkomsten belast in plaats vanop het (lagere) geïndexeerd kadastraal inkomen. Je zou met je verhuurder wel een hogere huurprijs kunnen overeenkomen om zijn fiscale nadeel te neutraliseren.

Je  werkt in het huis van je ouders

Een goede optie als je thuisadres niet mogelijk is, maar opnieuw geldt: doet het huis van je ouders dienst als je maatschappelijke zetel, dan stellen zij automatisch al hun goederen borg voor jouw vennootschap. Hou dus zeker alle aankoopfacturen van privégoederen goed bij, en speel op safe door één van de volgende maatregelen te treffen:

Vraag de deurwaarder om een inventaris op te maken van de goederen van je vennootschap, vóór je die bij je ouders vestigt. Alle materialen die je nadien aankoopt, zet je dan op naam van je vennootschap of die van je ouders. Zo blijft het duidelijk wat van wie is.

Een andere mogelijkheid is een kamer in je ouderlijk huis huren op naam van de vennootschap. Zorg dan wel voor een legaal huurcontract, want je ouders zullen belast worden op hun extra huurinkomsten. Op jouw beurt mag je wel je huur- en verbruikskosten in mindering brengen.

Je werkt in een extern kantoor

Heb je geen eigen ruimte beschikbaar, dan kan je een kantoor of pand huren. Als starter is dat natuurlijk minder evident, gezien de meerkost. Een iets goedkoper alternatief is een zeteladres met postbus huren in een coworkingspace of businesscenter.

Je maatschappelijke zetel wijzigen

In een eenmanszaak is je maatschappelijke zetel je woonadres. Verhuis je, dan neemt de KBO automatisch je nieuw adres uit het rijksregister over. Dit geldt niet voor je uitbatingszetel of vestiging. Wijzigt ook dat adres mee, dan moet dit nog in de KBO aangepast worden. Je regelt dit via het ondernemingsloket of zelf via www.myenterprise.be.

Wijziging statuten en Belgisch Staatsblad

Aangezien je maatschappelijke zetel in een vennootschap in de statuten gegrift staat, houdt een adreswijziging ook een wijziging van de statuten en nieuwe publicatie in het Belgisch Staatsblad in. Heb je een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (bv. een BVBA) dan moet je een algemene vergadering organiseren en een notaris inschakelen: die laatste legt zijn verslag neer bij de griffie van de rechtbank van koophandel, die de adreswijziging in de KBO doorvoert.

Tip: je kan deze notariskost voorkomen door preventief in de statuten in te schrijven dat de zaakvoerder de maatschappelijke zetel mag wijzigen. Verplaats je de zetel echter naar een ander taalgebied, dan stijgt opnieuw het kostenplaatje vermits de statuten op dat ogenblik de facto gewijzigd worden aangezien ze door een beëdigd vertaler vertaald moeten worden.