KMO-cofinanciering en Winwinlening

Btw vermelden op je factuur: dit voorbeeld toont je hoe

Bij het opstellen van een factuur komt meer kijken dan een kostprijs. Zo zijn de strikte regels rond btw vaak een hersenbreker. Een aantal btw-gegevens moet je verplicht vermelden, en ook de tarieven kloppen maar beter. In deze blogpost bieden we je, naast een overzicht van de basisregels, ook een handige voorbeeldfactuur.

Verkoop je aan zelfstandigen, bedrijven of overheden, dan is een factuur opstellen verplicht. Particulieren hoef je geen factuur te bezorgen, tenzij je actief bent in de verkoop en herstellingen van wagens (of onderdelen ervan), diensten rond verhuizing of meubelbewaring, de verkoop van gebouwen of de werken aan gebouwen.

Toch komt enige basiskennis van facturatie altijd van pas. Een overzicht van wat je moet onthouden:

1. Een factuur opstellen: verplichte gegevens

Er zijn een aantal klant- en eigen gegevens die je altijd op elke factuur moet vermelden. We sommen die hier niet allemaal op, want in deze blogpost vind je een volledige checklist met uitleg terug.

2. Enter de btw: welke tarieven hanteren?

Factureren op zich is rechttoe rechtaan, maar het is de btw die wat rekenwerk vraagt. Zo moet je eerst weten welk tarief gangbaar is in je sector. Meestal is dat 21%, maar er zijn ook de uitzonderingen van 12%, 6% en 0%. Heb je buitenlandse klanten, dan wordt het nog een tikkeltje complexer. Zo verschillen de btw-regels tussen goederen en diensten, particulieren en bedrijven, en EU- en niet EU-landen.

Een geval apart: de btw-vrijstelling

Bij je start als zelfstandige kan je – na overleg met je boekhouder – opteren voor de zogeheten ‘btw-vrijstellingsregeling’. Dan mag je jaarlijks tot 25.000 euro omzet draaien zonder je klanten btw aan te rekenen. Keerzijde van de medaille is dat je de btw die je zélf aan leveranciers betaalt, dan wel niet meer kan recupereren. Op je facturen ben je dan verplicht om de volgende zin te vermelden:

“Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk.”

3. Bedragen op je factuur: exclusief of inclusief btw?

Op je factuur moet je telkens bedragen exclusief btw vermelden. Met andere woorden: de prijs die je je klant aanrekent, zonder daarbij de btw op te tellen. Onder je prijs geef je dan met een aparte regel het daadwerkelijke btw-bedrag en btw-tarief (21%, 12%, 6% of 0%) aan.

4. Wat met verzendkosten?

Wanneer je goederen opstuurt, is het gebruikelijk dat je op je factuur ook de verzendkosten opneemt. Opgelet: hoewel je op post- en pakketzegels zelf geen btw betaalt, moet je op verzendkosten wél btw heffen. Hetzelfde geldt voor reis-, telefoon- of verpakkingskosten die je aan je klant doorrekent. Qua tarief is het simpel: je hanteert namelijk hetzelfde btw-tarief als voor je product in kwestie (zie boven). Kortom: bovenvermelde kosten vormen wel degelijk een onderdeel van je verkoopprijs.

Een voorbeeld van hoe het niet en wel moet:

Fout Juist
2 jeansbroeken (excl. btw) 180 euro 2 jeansbroeken (excl. btw) 180 euro
Btw 21% 37,80 euro Verzendkosten (excl. btw) 10 euro
Verzendkosten 10 euro Btw 21% 39,90 euro
Totaal 277,80 euro Totaal 229,90 euro

5. Een uitzondering: de ‘btw-verlegging’

Soms kan je de btw ‘verleggen’ naar diegene aan wie je producten of diensten levert (in de praktijk vaak een andere zelfstandige). Jij hoeft dan enkel op je factuur te vermelden dat je de btw hebt verlegd, je afnemer vermeldt hetzelfde in zijn btw-aangifte. Er zijn maar een paar gevallen waarin een btw-verlegging toegestaan is, bijvoorbeeld wanneer je goederen levert aan het buitenland of aannemerswerken uitvoert (de zogeheten ‘werken in onroerende staat’).

  • Om te weten of je tot de uitzonderingen behoort, klop je best aan bij je boekhouder.

6. Aan de slag?

Maak het jezelf gemakkelijk en gebruik deze factuur als voorbeeld.

Leslie Rottiers - SBB-accountants-adviseurs -

donderdag 1 maart 2018

  • KMO-cofinanciering en Winwinlening

    Naast de Startlening+ heeft de PMV/z nog andere interessante kredietformules voor startende en jonge ondernemingen. Met deze formules kun je meer dan geld lenen dan via de Startlening+

    Lees verder

  • De startlening

    Tenzij je op freelancebasis een dienst gaat aanbieden (bv. social media management of copywriting), heb je om een zaak te starten een beginkapitaal nodig. Wil je een vennootschap oprichten, dan moet je minimaal 6.200 euro ophoesten. Heb je dat geld niet, dan moet je het ergens anders halen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan want, tenzij je een reeds bestaande, goed lopende zaak overneemt, is het risico dat je zaak niet van de grond komt heel reëel.

    Lees verder

  • Crowdfunding. Communicatie is belangrijk

    Geld vinden voor een nieuwe zaak is geen sinecure. Je moet goeie papieren kunnen voorleggen om banken, overheidsfondsen of privé-investeerders te overtuigen. Sinds de opkomst van het internet is crowdfunding aan een opmars toe. De idee is ouder dan het internet (denk aan fundraising voor het goede doel, wat zo oud is als de straat), maar het online gebeuren maakt het ophalen van geld bij heel veel mensen een stuk eenvoudiger en sneller.

    Lees verder

  • Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?

    Je hebt boekhouders en je hebt accountants. Wie doet wat en waarvoor kies je? Het verschil is voor een buitenstaander allerminst duidelijk. We proberen hier wat klaarheid te scheppen. Volgens de Belgische wet zijn het twee verschillende beroepen.

    Lees verder

  • Waarom je een extern boekhouder of accountant nodig hebt

    Of je nu alleen gaat werken of met personeel, voor eigen rekening of via een vennootschap, eens je zelfstandige wordt, heb je een boekhouder of accountant nodig. Denk je er aan om het zelf te doen? Ga dan snel in een hoekje zitten tot het over is. Je hebt er geen idee van hoe arbeidsintensief en ingewikkeld de hele financiële, administratieve en fiscale papierwinkel is die de wetgever aan zelfstandigen en bedrijven oplegt.

    Lees verder

  • Maak vanaf dag één afspraken met banken

    Het financieel beleid van een onderneming is medebepalend voor het succes dat een bedrijf al dan niet kan boeken. Daarom is het belangrijk duidelijk afspraken te maken met banken van bij de start. Een bank is leverancier van vele diensten op het gebied van financieel advies. Het is belangrijk dat je van bij de eerste stap een goede relatie opbouwt met de bankier(s) van je keuze. Dat doe je in de eerste plaats door een financiële instelling te kiezen op basis van de service die deze bankinstellingen bereid zijn te verlenen.

    Lees verder

  • Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?

    Je hebt boekhouders en je hebt accountants. Wie doet wat en waarvoor kies je? Het verschil is voor een buitenstaander allerminst duidelijk. We proberen hier wat klaarheid te scheppen. Volgens de Belgische wet zijn het twee verschillende beroepen.

    Lees verder

  • Even nadenken. Het sociaal statuut van de zelfstandige. Voordelen & nadelen

    Vooraleer je de stap zet naar een zelfstandigenstatuut moet je toch even stilstaan bij de voor & nadelen. Als loontrekkende in dienst van een werkgever geniet je van een hoge mate van bescherming. Je hebt de zekerheid van je maandelijks loon. Je hebt daarbovenop allerlei voordelen, zoals een 13de maand, dubbel vakantiegeld, je loon loopt een tijd door als je ziek bent, je geniet van een door de werkgever betaalde hospitalisatieverzekering, je krijgt maaltijdcheques en een tussenkomst in je vervoerskosten.

    Lees verder

  • Mag je kosten en investeringen gedaan vóór de start als zelfstandige nadien nog inbrengen?

    Om deze vraag te beantwoorden moeten we een onderscheid maken tussen een investering (bijvoorbeeld de aankoop van een bureau of een laptop) en een uitgave die geen investering is en rechtstreeks in de beroepskosten wordt afgetrokken (bijvoorbeeld de aankoop van een professioneel handboek).

    Lees verder

  • Fiscale optimalisatie

    OK, voor een starter is dit een luxeprobleem. Je uitgaven zijn – zeker het eerste jaar – grote dan je inkomsten, dus betaal je wellicht een tijdlang geen belastingen. Maar als je bedrijfsraket na enige tijd lift off krijgt, dan begint vadertje staat in zijn handen te wrijven... Op dat moment heb je een goeie boekhouder nodig. Liefst een die ook van fiscaliteit behoorlijk wat kaas gegeten heeft.

    Lees verder

  • KMO-cofinanciering en Winwinlening

    Naast de Startlening+ heeft de PMV/z nog andere interessante kredietformules voor startende en jonge ondernemingen. Met deze formules kun je meer dan geld lenen dan via de Startlening+

    Lees verder

  • De startlening

    Tenzij je op freelancebasis een dienst gaat aanbieden (bv. social media management of copywriting), heb je om een zaak te starten een beginkapitaal nodig. Wil je een vennootschap oprichten, dan moet je minimaal 6.200 euro ophoesten. Heb je dat geld niet, dan moet je het ergens anders halen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan want, tenzij je een reeds bestaande, goed lopende zaak overneemt, is het risico dat je zaak niet van de grond komt heel reëel.

    Lees verder